シェアードサービスとは?失敗しない導入方法・事例とメリットデメリットを解説
2024.02.14 掲載

シェアードサービスとは?失敗しない導入方法・事例とメリットデメリットを解説

アウトソーシング
BPO , シェアード

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シェアードサービスとは、グループ企業における経理や人事、事務などの間接業務を集約し、一括して管理・運営するサービスのことで経営効率やコスト削減を実現する手法です。

この記事では、失敗しないシェアードサービスの導入方法、事例、メリット・デメリットについて解説します。

この記事の目次

  • シェアードサービスとは
    • シェアードサービスの対象部門はどこまで?
    • BPOとシェアードサービスの違いとは?
    • アウトソーシングとシェアードサービスの違いとは?
  • シェアードサービスを活用する4つのメリット
    • 管理・人件費が抑えられコスト削減に繋がる
    • 知識を共有・蓄積することにより業務品質や経営力が向上する
    • 組織全体の運営・グループ経営を強化できる
    • 社内の人材リソースを有効活用することができる
  • シェアードサービスの7つのデメリット(課題)
    • 運用開始するまでにコストと時間がかかる
    • 社内システムの整備や標準化による開発コスト
    • 業務プロセスの標準化
    • 専門部門の一元化に伴う人事整理や配置転換のコスト
    • 社員の研修や教育に伴う時間と経費
    • 外部専門家やアウトソーシング企業との契約費用
    • 社内に担当者がいないため、トラブル対応や連携が難しい
    • 結局個別対応になりがち
    • グループ企業にシェアード会社を設置した場合、シェアード会社の黒字化が難しい
  • シェアードサービスは本社・子会社どちらが良い?
    • 本社に配置する場合の特徴・メリットとデメリット
    • 子会社として設立する場合の特徴・メリットとデメリット
  • シェアードサービスを導入する方法と流れ
    • 1.現状の課題と導入目的の明確化
    • 2.適切な配置先(本社・子会社・外部企業とのジョイントベンチャー、アウトソーサーへのフルアウトソーシング)の選択
    • 3.業務プロセスの見直しと標準化
    • 4.システム導入やシェアードサービスの運用ルール策定
    • 5.人員配置の調整
    • 6.業務移行の実施と運用開始
    • 7.効果測定と改善活動
  • シェアードサービスを導入した成功事例【企業一覧】
    • ■島津グループ
    • ■NTTグループ
    • ■富士フイルムグループ
  • シェアードサービスを導入して失敗する企業の特徴
  • まとめ:シェアードサービス導入の期待と課題

シェアードサービスとは

一般的にシェアードサービスというと企業グループ内の各事業部門が独立して行っていた同じような業務を集約し、効率化やコスト削減を図るシステムでありサービスです。

それぞれの会社が持っている経理、人事、総務などの間接業務を一つの組織にまとめ、共通の業務プロセスを確立して運用します。これにより、経営資源の効率的な活用やコスト削減が期待できます。

シェアードサービスは、本社組織内やグループ企業のひとつとして“シェアード会社”が設立されることが多く、どちらの体制にしてもグループ企業全体の業務効率向上を目指しています。

そのため、導入にあたっては、全グループ共通の標準化されたシステムや業務プロセスが採用され、グループ全体の経営資源の管理が求められます。

また、全国に拠点があり、それぞれで行われていた事務業務を本社組織内で一元化することもシェアード化(シェアードサービス)です。

レアケースですが外部企業とのジョイントベンチャーを設立した体制、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)企業へのフルアウトソーシングという方法もあります。

BPO企業のメリットは外部企業のノウハウやサービスを活用することが可能になることです。

シェアードサービスの対象部門はどこまで?

シェアードサービスが対象とする部門は、主に以下のような間接業務を含む部門です。

人事

  • 給与計算、採用、教育研修など

総務

  • 事務用品の購買、施設、福利厚生など

経理

  • 経費精算、支払処理など

営業事務

  • データ入力、請求書発行など

情報システム

  • ネットワーク管理、セキュリティなど

これらの部門の共通性や繰り返し性が高く、標準化や効率化が比較的容易な業務がシェアード化されます。

シェアードサービスの導入によって、これらの部門業務をグループ全体で共有し、運用コストの最適化や業務効果の向上が期待できます。

ただし、対象部門は各グループ企業の構成やニーズに応じて変わる場合があります。

例えばグループの中でも企業の大小やサービスの違いがあります。そのため処理する情報や流れも違ってくるので、全てを標準化することは物理的に難しい場合も多々あります。

組織全体の規模や業務内容を考慮し、最適なシェアードサービスの対象部門を設定することが重要です。

BPOとシェアードサービスの違いとは?

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)は、企業が自社内で行っていた一連の業務過程を外部サービス提供者に委託し、効率化やコスト削減を図る手法です。

これに対し、シェアードサービスは、企業グループ内で業務を集約し、効率化やコスト削減を図る手法です。

主な違いは以下の通りです。

対象業務の範囲

BPOは、特定の業務やサービスを外部委託するのに対して、シェアードサービスは、グループ内の複数会社が共有する業務を対象とすることが一般的です。

組織形態

BPOは、外部サービス企業が中心となり実施されるのに対して、シェアードサービスは、企業グループ内で組織運営が行われます。

費用負担

BPOでは、外部サービス提供者に対して費用を支払う必要がありますが、シェアードサービスでは、グループ企業間での費用のやり取りとなります。

これらの違いを理解し、各企業の現状や目的に応じて、適切な手法を選択することが重要です。

アウトソーシングとシェアードサービスの違いとは?

アウトソーシングとシェアードサービスは、それぞれ業務効率化を図る手法ですが違いは存在します。

アウトソーシングは企業が業務を外部の専門会社に委託することで、コスト削減や業務品質の向上を狙います。

一方、シェアードサービスは企業内やグループ全体で共通の業務を一元化し、専門部門に集約することでコスト削減や業務効率の向上を目指す手法です。

アウトソーシングは外部のノウハウを活用し、シェアードサービスは内部のノウハウを共有する点が異なります。

また、アウトソーシングとBPOの違いですが、一般的にはほとんど同じ意味として使われますが、BPOは経理、労務といった一連の業務課程を対象とし、アウトソーシングはデータ入力、DM発送いった作業に近いものを対象として使い分けされることもあります。

シェアードサービスを活用する4つのメリット

シェアードサービスを活用することで、主に次の4つのメリットが得られます。

管理・人件費が抑えられコスト削減に繋がる

各企業で行われていた間接業務をシェアードサービスに一元化し、かつ標準化することで、携わっていた人員の削減及び再配置をすることができます。また、それぞれで運用されていたシステムを集約することでライセンス費、保守運用費などのコストが削減されます。

知識を共有・蓄積することにより業務品質や経営力が向上する

シェアードサービスによって、企業内の知識やノウハウが共有・蓄積されることで業務品質や経営力が向上します。

業務プロセスが標準化されることで、社内のベストプラクティスが明確化され、再現性が高まり、効率的な業務遂行が可能になります。

また、専門部門が業務に集中することでスキルの習得が容易になり、品質向上や効率化が促進されます。

本社含めグループ企業各社の経営陣にとっては、経営の見える化や意思決定の迅速化が実現し、全体の経営力が向上します。

組織全体の運営・グループ経営を強化できる

シェアードサービスを導入することで、組織全体の運営・グループ経営が強化されます。

業務集約によって「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」「時間」「知的財産」といったリソースが効率的に活用され、競争力が向上します。

さらに、問題発見や解決が迅速化されることで、グループ全体の経営リスクを軽減することが可能です。

これにより、業務品質の向上や経営力の強化が期待でき、組織全体として持続的な成長を遂げることが可能となります。

社内の人材リソースを有効活用することができる

各企業の担当者をシェアードサービスに集約することで携わる人員を絞ることができ、余剰人員を別業務に再配置することができます。

またよくある“業務の兼任”の非効率さもなくなるため兼任から解放された人材リソースの有効活用ができます。
例えば顧客対応担当が経費精算や支払対応、備品管理を兼任しており、兼任業務が煩雑で本来の顧客対応が疎かになってしまうような事態から解放されるようなケースです。

シェアードサービスの7つのデメリット(課題)

シェアードサービス導入により、業務効率化やコスト削減が期待できる一方で、主に以下の課題もあります。

運用開始するまでにコストと時間がかかる

シェアードサービス導入には、思った以上のコストと時間がかかります。

社内システムの整備や標準化による開発コスト

それぞれの企業で使用しているシステムやソフト、IT環境が違うことが多いため、洗い出しから標準化、移行作業に想像以上の時間とコストがかかります。

業務プロセスの標準化

システム同様、各企業の業務プロセスを把握し、どう標準化するか設計することに時間とコストが相当かかります。

専門部門の一元化に伴う人事整理や配置転換のコスト

従業員への説明や配置転換などはセンシティブなことなので時間が非常にかかります。異動後の条件面など間違った対応をすれば離職してしまう可能性もあります。そうなると計画していた組織と人員体制の計画も変更せざるを得ません。

それぞれの会社の評価制度、人事制度が違うと報酬や福利厚生の調整が必須となり、大企業に合わせるとシェアードサービスの給与水準が高めになり、結局それが業務処理費に反映しコスト高になります。

社員の研修や教育に伴う時間と経費

標準化後の業務プロセスや新しいシステム操作など教育に伴う時間とコストがかかります。

外部専門家やアウトソーシング企業との契約費用

自社(もしくはグループ企業)では移管プロジェクトが進まない場合、外部の専門家やアウトソーシング企業から第三者意見をもらうことで、どう標準化すべきか、新しい視点や情報といったアドバイスをもらうことも重要であるケースが多く、その場合コンサル費などがかかります。
(グループ企業内だけの力でシェアードサービスを構築するのは非常に難しいため戦略コンサルやITコンサルが入るケースは多いです)

社内に担当者がいないため、トラブル対応や連携が難しい

シェアードサービス導入により、専門部門が集約されることで各社内に担当者がいないケースも出てくるため突発的なトラブル対応や連携が難しくなります。
さらにシェアードサービス自体が別法人の場合、各部門やグループ企業間のコミュニケーションが煩雑になることもあります。(デスクが近いから歩いて相談に行く、といったことができなくなる)

結局個別対応になりがち

せっかく各グループ企業の間接業務をシェアードサービスに一元化できても結局のところ、標準化できずに個別対応するケースがあります。

グループ企業の中でも規模や提供サービスの違い、制度の違いからどうしても標準化することができずに個別対応しシェアードサービス内が非効率になります。

グループ企業にシェアード会社を設置した場合、シェアード会社の黒字化が難しい

シェアード会社は各社の間接業務を一元化し標準化することで効率化、コスト抑制をすることが役割ですが、業績を伸ばすという観点では非常に難しい経営が求められます。

売上に関してはどれだけグループ企業から仕事をもらえるか、当初の設計した業務を継続的に効率化しコスト削減をし続けるか、が求められます。
特に売上はグループ会社の業績に依存し資本関係以外の企業からの売上がほぼ見込めないので黒字化ができないケースもあります。

シェアードサービスは本社・子会社どちらが良い?

シェアードサービスの配置先として、本社か子会社か選択する際には、それぞれの特徴とメリット・デメリットを検討し、経営効率やコスト削減の向上などの目的に合った最適な選択を行う必要があります。

以下では、本社に配置する場合と子会社に配置する場合の特徴・メリットとデメリットを解説します。

本社に配置する場合の特徴・メリットとデメリット

本社にシェアードサービスを配置する場合の特徴は、経理や人事などの業務を集約し、管理のしやすさや社内での連携が強化される点です。

そのため、以下のメリットが期待できます。

  • グループ全体の効率向上
  • 事業部門との連携強化
  • 経営判断のスピードアップ

しかし、本社に配置する場合のデメリットも考慮する必要があります。

  • 執務場所の問題(各部門、各グループ企業の人員が集まって執務する場所の確保)
  • 社内の資源が限られており、効率化が進まない可能性がある

子会社として設立する場合の特徴・メリットとデメリット

子会社としてシェアードサービスを設立する場合の特徴は、独立した組織として運営されるため、本社とは異なる独自の方針・戦略が取り入れやすい点です。

そのため、以下のメリットが期待できます。

  • 柔軟な組織運営が可能
  • 専門性を高めることができる
  • 外部からの事業拡大が容易

一方で、子会社として設立する場合のデメリットも把握しておく必要があります。

  • 本社との連携が弱まる可能性がある
  • 新たな経営リソースが必要になる
  • 業績を伸ばすことが求められた時の事業拡大への対応(メリットでもありデメリットでもある)

シェアードサービスを導入する方法と流れ

シェアードサービスを導入する方法と流れについては、以下のステップが一般的です。

1.現状の課題と導入目的の明確化

現状の課題とシェアードサービスを導入する目的を明確にします。そもそもシェアード化することで解決する課題なのかグループ全体で認識合わせは必要です。

2.適切な配置先(本社・子会社・外部企業とのジョイントベンチャー、アウトソーサーへのフルアウトソーシング)の選択

どのような体制が適切なのか検討します。グループ企業内だけで検討するよりは外部企業のアドバイスも聞くとよいでしょう。

3.業務プロセスの見直しと標準化

シェアード対象とする業務プロセス見直しをします。今までのやり方に固執せず、システムを活用した新しいプロセスを設計し、かつ属人的にならないように業務ひとつひとつを定義し仕様を決めて標準化します。

4.システム導入やシェアードサービスの運用ルール策定

業務プロセスの見直しで設計したシステム導入を進めます。セキュリティやアカウント設定、画面設計などを行います。その後運用ルールを決めていきます。

5.人員配置の調整

シェアード化に即した人員配置を行います。グループ企業からの転籍や出向、異動等の調整をします。

6.業務移行の実施と運用開始

実際に各グループ企業から業務を移管し、テスト運用を経て本番運用に進みます。

7.効果測定と改善活動

当初の目的・目標が達成できているのか、課題が解決できているのかを定性面、定量面で効果測定を行い、改善活動を常時進めていきます。

導入前に十分な検討を行い、適切な方法でシェアードサービスを運用することで、効率化やコスト削減などの目的を達成できるでしょう。

シェアードサービスを導入した成功事例【企業一覧】

シェアードサービスは、企業やグループ全体の業務効率とコスト削減を目的に導入されることが多く、多くの企業で成功事例が報告されています。

これらの企業では、人事や経理など間接部門の業務を専門チームが一元管理し、全社的な標準化が実現されています。

またグループ企業内だけの業務を請負うだけではなく他社の業務を請負うシェアードサービス会社もあります。

島津グループ

島津グループは、ドキュメント印刷や施設管理などを請けている島津総合サービスやシステムや会計・税務に関する業務を請負う島津ビジネスシステムズなど目的に合わせた複数のシェアードサービス会社がグループにあります。

https://www.shimadzu.co.jp/aboutus/company/sub.html#c

NTTグループ

NTTグループの福利厚生や給与計算、経理などを請負うNTTビジネスアソシエ東日本及びNTTビジネスアソシエ西日本が有名です。NTTビジネスアソシエは1991年に設立された日本でも古くからあるシェアードサービスです。

https://www.nttba-east.co.jp/

富士フイルムグループ

富士フイルムビジネスエキスパートは富士フイルムグループのシェアードサービス会社です。総務や施設管理、人事などを請負っています。法人格にも関わらず、設立当初は売上を伸ばすための過剰サービスはしない、利益はほとんど乗せず、かかった費用だけを請求するという立場を明確にしたシェアードサービス会社です。

https://www.fujifilm.com/ffbx/ja

基本的に東証プライム企業は何らかのシェアードサービスを設置しており、グループ企業の間接業務の効率化を図っています。
シェアードサービスはグループ企業がお客様になるため、あまり表立った活動が見えませんが、多くのグループ会社、関連会社を持つ企業においては必須の手法となります。

これらの事例から、シェアードサービスの導入が企業の経営改革や業務効率化に貢献することが分かります。

シェアードサービスを導入して失敗する企業の特徴

一方で、シェアードサービス導入に失敗する企業も存在します。そのような企業では、以下のような特徴が見られます。

  • 業務プロセスの最適化が不十分
  • 社内の認識統一ができていない
  • 適切なシステム構築が行われていない
  • 人材育成や教育が不十分
  • シェアード会社の赤字経営

シェアードサービスの導入には、業務プロセスの最適化や社内の認識統一、人材育成など、様々な要素が重要です。

まとめ:シェアードサービス導入の期待と課題

シェアードサービス導入には期待される効果が多く、多くの企業で成功事例も報告されていますが、一方で導入の課題も存在します。

適切な業務プロセスの標準化や人材育成を行い、社内の認識統一を図ることが重要です。

この記事を参考に、ぜひシェアードサービスの導入を検討してみてください。また、導入を検討する際には失敗しないポイントも理解し、適切に対応することが成功への鍵となります。

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ライタープロフィール

くもと編集

マーケター兼編集者
FOC 当コンテンツの編集者。
宝飾業界と広告会社を経て2008年 FOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。
「FOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」

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