総務部門のテレワークやリモートワークに関する効果的な取り組み方法とアウトソーシング活用
2024.05.14 掲載

総務部門のテレワークやリモートワークに関する効果的な取り組み方法とアウトソーシング活用

総務・庶務
アウトソーシング , 総務

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 コロナ禍が明け、オフィスへの出勤とテレワークのハイブリッドを選択する企業が多くなってきています。

 その中で総務部門は「オフィスの管理や郵送物対応、出社する従業員対応などでテレワークできずにいた」という話も聞きます。
 総務業務はどうしてもその場にいないとできない(と思われる)業務が多いため、仕方がないと諦めていたのではないでしょうか。

 本記事では、総務部門のテレワークやリモートワークを取り入れる際の効果的な方法や取り組み方を解説するとともにアウトソーシングの活用についても解説します。

この記事の目次

  • 1. 総務部門はテレワークできるのか
  • 2. 総務部門にテレワーク導入の必要性
    • • コロナ禍のような事態がきた際の備えのため
    • • 全社の働き方改革の推進やDX推進を実行するため
  • 3. 総務部門のテレワーク導入の取り組み
    • • 労務管理の見直し
    • • 業務プロセスの見直し
    • • コミュニケーションツールの導入
    • • オンラインツールの活用
    • • セキュリティ対策の重要性
  • 4. 総務部門向けリモート型アウトソーシング
    • • HELP YOU
    • • CASTER BIZ アシスタント
    • • リモート総務
  • 5. まとめ

1. 総務部門はテレワークできるのか

 月間総務の2020年の調査によると、緊急事態宣言中に完全にリモートワークができた総務は1.6%とのことです。

※出典:月刊総務「総務のリモートワークの実態」
https://www.g-soumu.com/articles/linkage-2020-06-remoteworkquestionnaire

 郵便物の対応、契約書の押印、電話対応などの対応で必ず誰かが出社していたのが総務部門の実態です。

 では、総務部門はテレワークができるのでしょうか。

 結論からいえば、一定の従業員がおり、かつオフィスを構える以上、総務部門は誰かが出社しないとだめで完全テレワークは難しいでしょう。
 ただし全員出社の必要はなく、さらにIT化などを進めることでテレワーク推進は十分可能です。

2. 総務部門にテレワーク導入の必要性

 そもそも総務部門にテレワーク導入が必要なのか、という疑問を持たれる方もいるのではないでしょうか。

 主に以下2点において必要だといえます。
 ・コロナ禍のような事態がきた際の備えのため
 ・全社の働き方改革の推進やDX推進を実行するため

• コロナ禍のような事態がきた際の備えのため

 いわずもがなコロナ禍のようなことが二度と起こらない保証はありません。万が一全員テレワークになったとしても会社として十分機能する環境は整えて置く必要があり、それは総務部門も例外ではありません。

 リスクマネジメントの観点でもオフィスがあるから誰かが出社しないとだめだという発想は捨て、数日でも完全テレワークをしても機能する環境を整えましょう。

• 全社の働き方改革の推進やDX推進を実行するため

 人事部門や経理部門と違うのは、総務部門は組織を横断した業務を執り行い、かつ各部門との調整役でもあるため、ある意味全社的業務を理解できる立場でもあります。

 総務部門こそが働き方改革やDXの旗振り役として適任であるといえます。
 特に近年必須な取り組みとして考えられているDX推進は、会社全体の業務プロセスを理解できず、グランドデザイン(あるべき姿)を描けないことがボトルネックになっているケースが多いです。

 総務部門はDXが進んだとしても、オフィスと一定の従業員がいる限り、誰かがいなければならない現実は変わりません。ですが、これからの会社のあり方を自ら理解するうえでも総務担当者のテレワーク導入は必要であるといえます。

3. 総務部門のテレワーク導入の取り組み

 総務部門のテレワーク導入の取り組みについて説明します。

労務管理の見直し

 テレワークを導入する際、労務管理の見直しを行う必要があります。従業員の勤務時間や労働条件に関するルールやポリシーを再考し、適切な運用を確保しましょう。

業務プロセスの見直し

 業務プロセスを見直すことも重要です。リモートワークでは、オフィスでの業務とは異なる環境での作業となるため、効率的な業務フローを確立することが必要です。業務の進捗管理やタスクの優先順位を明確にすることで、総務業務の効率化が図れます。

 また必要なのが、徹底したペーパーレス化の推進です。クラウドシステムを導入していても紙の申請書を回す企業が結構多いです。
 電子帳簿保存法も改正されていますので、徹底したペーパーレス化を念頭においた業務プロセスの見直しをしましょう。

コミュニケーションツールの導入

 テレワークを円滑に進めるために、コミュニケーションツールの導入をします。メールでもよいのですが、宛名や「お疲れ様です」「よろしくお願いいたします」などのやり取りが発生するため、TeamsやSlackといったチャットツールが最適です。従業員同士や上司とのコミュニケーションを円滑に行うために日頃から使う習慣をもちましょう。
 また自社にマッチした適切なツールの選定も重要です。Microsoft関連のアプリを使っているならばTeams、外部企業との連携が多いならSlackとそれぞれに特徴があります。

オンラインツールの活用

 コミュニケーションツールの導入とともに、オンラインツールの活用も重要なポイントです。
 例えば、チーム全体でのスケジュール管理やファイル共有を容易にするツールを導入することで情報の一元管理が可能となります。

 また、ワークフローや電子契約、文書管理、電子請求書などの業務系システム、Web会議システム、PBX(クラウド電話)といったクラウドシステム導入を検討しましょう。

セキュリティ対策の重要性

 テレワークでは情報セキュリティのリスクが高まります。従業員が安全に業務を行うために、適切なセキュリティポリシーの策定や教育を行い、情報漏洩やセキュリティ侵害のリスクを軽減することが求められます。
 また、データ管理とバックアップの重要性も忘れてはいけません。クラウドストレージの活用や定期的なバックアップの実施により、データの安全性を確保することも重要です。

4. 総務部門向けリモート型アウトソーシング

 給与計算や経費精算などの業務は、人材不足などの理由でアウトソーシングされることが多くなってきています。
 この場合、自社からアウトソーシング会社のセンターに業務を切り出すケースがほとんどです。

 一方で総務部門のアウトソーシングもありますが、やはりオフィス内に受注し業務を執り行うタイプが多いのが実態です。

 しかしながら近年、オンライン事務代行、リモートコンシェルジュ、リモート総務といった遠隔で業務を代行するサービスが増えてきています。

 大企業向けというよりはスタートアップや中小企業向けのサービであるものの目的によっては大企業でも十分活用できるサービスです。

HELP YOU

 株式会社ニットが運営する事務代行サービスです。
 総務や秘書といった業務のほか、営業事務や経理、人事労務など幅広く対応してくれます。
 500名のアシスタントと呼ばれる執務者がおり、平均5名で対応するチームプランと1名専属プランの2種類があり、料金は30時間分の実働で10万円からとなります。

トップ(2021)

CASTER BIZ アシスタント

 株式会社キャスターが運営するリモートコンシェルジュサービスです。
 メール対応、資料作成、データ入力といった業務のほか、営業事務や経理、人事労務など幅広く対応し、ルーティン業務から専門領域までサポートしてくれます。

 24時間365日対応(ベーシックプランなどは9時から17時対応)が特長のひとつで、料金は30時間分の実働で132,000円からとなります。

https://cast-er.com/

リモート総務

 総務アウトソーシングの老舗、芙蓉アウトソーシング&コンサルタント株式会社が提供するするリモート総務サービスです。
 基本的には総務庶務業務を対象としたサービスをリモートで対応します。
 料金は30時間から業務範囲によって柔軟に対応しそれに応じた料金となります。

https://www.noc-net.co.jp/general/

5. まとめ

 総務部門にとってテレワークやリモートワークの完全移行は非常に難しいですが、部分的導入することは総務部門の働き方改革を進めるだけではなく、全社視点も重要です。
 やはり全社を横断して業務対応をする”総務ならでは“の視点と調整力は、DX推進の実現化においても効果的な役割を果たすことができます。

 一方で、自社従業員でどうしても対応できないことはアウトソーシングを活用して総務のリモート化を進めるのもひとつです。総務部門も人材不足に悩まされている場合やそもそも総務担当者がいない会社の場合、今回紹介したようなオンラインで対応してくれる総務サービスの導入は有効です。
 保守的にならず、労務管理の見直しやコミュニケーションツールの導入など、適切な取り組みをしていきましょう。総務部門こそテレワークに積極的に取り組むべきです。

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庶務業務は、オフィスにおけるあらゆる業務が該当し、備品の管理、郵送物の受け取り、受付対応など、その仕事内容は多岐にわたっています。それゆえに属人的になりやすく効率化する事が難しい業務とも言えます。FOCがそういった煩雑な業務を整理し、一括でサービスをご提供します。

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ライタープロフィール

くもと編集

マーケター兼編集者
FOC 当コンテンツの編集者。
宝飾業界と広告会社を経て2008年 FOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。
「FOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」

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